意外と知られていない ビジネスメールの「書き出し」と「結び」の重要性

How to: Salutations to use and closing a professional email

By Taygen Hulett

 コミュニケーションのツールとしてはSNSとともに、メールが頻繁に使われています。SNSやチャットの普及が目立ちますが、ビジネス上のやり取りでは依然メールが重要な役割を担っています。

 

一方、英文メールの「書き出し」と「結び」については、意外と軽く考える人が多いのでは?表情や、声の抑揚が伝えられないメールでは、これらを上手に使い分けることでトーンを整えたり、流れを変えるきっかけにも。

アレクシスでHuman Resourcesを担当しているタイゲンに聞いてみました。

 

How to ensuring you have a professional tone to your written communication:

 

Emails are widely used to conduct and confirm business and are an important written communication. When we communicate via email we cannot rely on verbal cues, such as tone and non-verbal cues, body language, as we can when speaking with someone face to face. This is where the use of proper salutations to begin an email is helpful and equally important is the closing of an email.

 

Now that we know why salutations and closing is important, let’s see what can be used for our business emails to achieve a professional written communication. 

Opening salutations:

What to use:

Each Salutation is usually followed by the recipient’s name.

  • Hello, or Hi, 

   Example: Hello Mr Brown, or Hi Adam,

  • Greetings,

   Example: Greetings, or Greetings Adam, Greetings Mr Brown,

  • Good morning,/ Good afternoon,/ Good evening,

   Example: Good morning, or Good morning Adam, Good morning Mr Brown,

  • Dear,

   Example: Dear Mr Brown, or Dear Adam,

 

Closing emails:

What to use:

Each closing should be followed by your name.

  • Thanks, or Thank you,

   Example: Thank you, Taygen.

  • Best wishes,

   Example: Best wishes, Taygen.

  • Talk soon,

   Example: Talk soon, Taygen.

  • Have a good afternoon, or day,/ morning,/ evening, or night,/ weekend,

   Example: Have a good day, Taygen.

  • Best regards, or Regards,

   Example: Regards, Taygen.

 

 

Email is widely used to conduct business and I hope that with the use of the salutations and closings mentioned you will be able to improve the efficiency of this form of written communication.

 

Best Wishes,

Taygen.

 

 Taygen Hulett:  セールス、マーケティング、金融、法律事務所、小売業で10年以上の実務経験を積んだ人材開発、組織開発のプロフェッショナル。現在もキャリア・カウンセラーとして、キャリアデザイン、自立支援、心理カウンセリング等幅広く活躍しています。オーストラリア在住。

 

Basic Course / Standard Course (Human Resources)担当

日本語のメールでも「書き出し」と「結び」の表現は、中々悩ましいものです。特に、ビジネスメールの場合、相手先との関係や取引の内容、メールで連絡を取る目的や趣旨など様々な要因に気を留める必要が生じるからです。

 

英文のビジネスメールでは、”Dear Mr. / Ms. …”で始めて”Best regards,”で締めるのが一般的で、無難な方法です。それでも時と場合によって、また相手との関係で多少の変化を持たせてみるのも、円滑なコミュニケーションを図る上で欠かせないコツ(Tips)なのではないでしょうか。

 

Salutations(書き出し)とClosing(結び)の使い方について、タイゲンが見やすいテーブルに纏めて投稿してくれました。次回英文のメールを書く時に、堅苦しいメールにする必要のない場合や、むしろ少し和やかな雰囲気で書いてみよう、というときには、彼女のテーブルを是非参考にしてみて下さい。

 

図師 純一郎 CEO


図師純一郎、東京都出身。UCSB (カリフォルニア大学サンタバーバラ校)にてMaster of Arts (MA) in Political Scienceを取得後、三井銀行(現三井住友銀行)に入行。海外の現場で現地企業取引を中心に第一線の業務を担当。外資系銀行に転じ、Vice Presidentに就任。その後も大学で教鞭を取るなど活動の幅を広げる。2015年にアレクシス株式会社を共同設立し、代表取締役CEOとして現在に至る。現場の「臨場感」のある本物のビジネス英語を、若いビジネスパーソンにやさしく伝えたい、という熱い思いは常に変わらない。